Акцент — консалтинговая компания

Людмила ЛЕБЕДЕВА
Компания «Акцент» (СПб), www.zapolnisam.ru

Нередко случается, что ещё вчерашние руководители подразделений сегодня, почувствовав прелесть в работе «на себя», организуют собственный бизнес. Понимание, как сделать его успешным, приходит не сразу, вот и начинается изобретение своего, уникального велосипеда. Зарегистрировать юридическое лицо помогают многочисленные юридические конторы, а вот что делать дальше… Опустим такие важные вопросы, как «что продавать», «где продавать», «кому и как продавать», для других уважаемых изданий и статей и расскажем, как помочь этим процессам, как сформировать некий фундамент для принятия важных решений. Освещая тему, мы будем основываться на опыте нашей компании, которая занимается постановкой и ведением бухгалтерского и управленческого учёта.

Даже самая маленькая организация или, скажем, индивидуальный предприниматель вскоре оказываются перед необходимостью постановки и ведения учёта. Как известно, в организациях изначально существовали два основных вида учёта: бухгалтерский и управленческий, существенно отличающиеся по своим целям и назначению.

Бухгалтерский учёт (здесь мы его будем рассматривать вместе с налоговым) служит для отражения финансово-хозяйственных операций и формирования финансовой отчётности, используется как для внутренних нужд, так и для «внешних» потребителей информации. К последним в основном относятся налоговые инспекции, пенсионные фонды, фонды социального страхования, акционеры, инвесторы и пр. Одна из задач бухгалтерской службы состоит в том, чтобы правильно сформировать налогооблагаемую базу для начисления тех или иных налогов. Безусловно, для собственника такой учёт нужен, но не очень актуален. Кроме того, немало бизнесменов ведут бизнес в разных сферах деятельности, имеют диверсифицированный портфель и как следствие открывают и регистрируют несколько организаций, зачастую юридически самостоятельных, не связанных с другими, входящими в данную группу.

Как увидеть результат эффективности ведения бизнеса (работы организации) в целом и по направлениям, в том или ином разрезе? К сожалению, бухгалтерский учёт на эти вопросы не даёт ответа.

Чтобы руководитель мог оперативно получать актуальную информацию, на основе которой он сможет принимать правильные решения и осуществлять некие управляющие действия, необходимо построить иную систему, которая носит название «управленческий учёт». Он предназначен не только для оперативного управления текущими делами, но и для оценки и формирования перспективы на будущее.

С какими же проблемами сталкиваются организации на пути построения такого учёта? Прежде всего необходимо понимать, что проблемы эти сильно зависят от размера и стадии развития организации. Остановимся на ситуациях, с которыми встречаются на своём пути небольшие организации.
Что нужно делать?

Допустим, руководитель осознал, что учёт налаживать надо. А вот для того, чтобы понять, как же его построить, подчас не хватает ни времени, ни специализированных знаний. Нужен более высокий уровень специализации учёта и менеджмента.
Кто будет делать?

Это ещё одна проблема, поскольку в небольших организациях часто нет возможности держать даже штатного главного бухгалтера, не говоря уже ещё об одном специалисте по управленческому учёту. В первом случае уже практически все понимают, что главный бухгалтер в том или ином виде организации нужен. Хотя могут использовать для этого разные формы работы: либо берут совместителя, т. е. «приходящего» бухгалтера, либо прибегают к услугам аутсорсинга — в данном случае к помощи внешних компаний, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг. Гораздо хуже дело обстоит с учётом управленческим. Чаще всего им занимается сам руководитель, делая это в силу своего понимания проблемы. Иногда подобная ноша взваливается на главного бухгалтера, но, к сожалению, последний не всегда понимает, что от него нужно, поскольку привык к тому, что «правила игры» в бухгалтерском учёте задает государство, а здесь почти «полная свобода», которая не всегда хороша. Работа в таких случаях строится по остаточному принципу: сначала самое главное — бухгалтерский учёт, а потом всё остальное — т. е. учёт управленческий.
Как делать?

Здесь открыты все возможности для творчества. Каждый «постановщик» делает так, как он себе это представляет, — в первую очередь в зависимости от уровня собственной подготовки, усердия и способности освоить те или иные инструменты.

Некоторые делают такой учёт в тетрадке. С одной стороны, понятно для себя, с другой — всегда под рукой. Но — трудоёмко. Таким способом можно «переварить» небольшие объёмы информации. При её нарастании неминуемы ошибки и становится всё сложнее оперативно разобраться с делами.

Другой вариант — использовать научно-технический прогресс, в частности, такое изобретение человечества, как компьютер. Первое, что в этой связи приходит в голову многим, — это применить программу MS Excel, которая в самом деле является доступным и распространённым инструментом. Пределов для творчества тут практически нет, поэтому каждый действует в том объёме, который сам может «поднять». Начиная от аналога простой тетрадки (пользователь даже может не знать, что в этой программе имеются простые арифметические функции, не говоря уже о более сложных вещах, и по старинке считает на калькуляторе, а результат записывает в таблицу) и заканчивая тем, что в MS Excel можно автоматически перенести данные из бухгалтерской программы и затем продолжить их обработку и анализ в электронной таблице.

Конечно, в самом примитивном варианте использования электронных таблиц качество такого учёта, увы, оставляет желать лучшего. Немногие знают о существовании недорогих и довольно удобных специализированных программ и тем более их реально используют для ведения управленческого учёта. Во-первых, это зависит от понимания проблемы вообще, а во-вторых, от способности разобраться в программных продуктах, предлагаемых на рынке.

В наши дни жёсткой конкуренции организаторы какого-либо российского бизнеса стараются по возможности уберечь его от «чужих взглядов» как государственных структур, так и недобросовестного коммерческого «партнёрства», максимально «закрывая» информацию о своей деятельности и контактах. В результате подобной политики страдает сам бизнес и существенно тормозится его развитие.

В силу «закрытости» информации руководители не знают, к кому же обратиться за помощью. Это является большим ограничением, хотя в последнее время наметилась тенденция к поиску решений данной проблемы. Организации, которые приходят в нашу компанию на аутсорсинг бухгалтерских услуг, нередко обращаются и с проблемами в части налаживания управленческого учёта. Это происходит, конечно, после того, как между нами устанавливаются дружественные, доверительные отношения. Безусловно, в противном случае ничего не получится. Руководители всё лучше понимают, что для наведения порядка в учёте необходимо привлекать специалистов, и в результате положительного опыта работы с нашей фирмой доверяют нам, так сказать, ещё более сокровенное. В конечном итоге это оказывается выгодно обеим сторонам. Объясню почему.

1. Обращаясь к профессионалу, компания приобретает и использует новые знания, которыми кто-то уже овладел прежде. Нет необходимости в обучении собственных сотрудников или себя самого для того, чтобы как минимум понять, «что же я хочу».

2. Нет необходимости держать в штате постоянного дорогостоящего сотрудника, а то и целую службу. Зависимость от конкретного сотрудника в некоторых случаях может привести к шантажу руководителя: «я, мол, много знаю, куда ты денешься, дашь всё, что я хочу». Специализированная компания в этом смысле выглядит лучше, поскольку заботится о своей репутации и проблемы со своими сотрудниками решает самостоятельно, да и заработную плату платит им сама, а не «заказчики» непосредственно.

3. Такая форма взаимодействия обходится дешевле. Это можно сказать не только об аутсорсинге учёта. За счёт совместного использования на разных проектах одних и тех же сотрудников, техники, офисных помещений, обслуживающего персонала достигается экономия, которая позволяет предложить оптимальную для сторон, конкурентную цену. Если к этому добавить то, что в штате предприятия-заказчика будет отсутствовать дополнительный сотрудник, то как следствие не возникнет и обязательств по уплате налогов на заработную плату.
Программные решения

В заключение хотелось бы рассказать, какие инструменты мы используем для ведения управленческого учёта небольших фирм. Поскольку очень многие организации, в том числе и мы, применяют в бухгалтерском учёте решения «1С», то при выборе программы для ведения управленческого учёта нельзя было игнорировать этот факт. Среди линейки программ «1С» мы отыскали очень удобный инструмент — это «1С: Управляющий».

На наш взгляд, данная программа обладает рядом важных качеств, которые повлияли на её выбор в качестве инструмента управленческого учёта для небольших организаций. Каковы же основные её характеристики?

1. Простота. Удобный интерфейс. Нет «перегруза», необходимости ввода излишней информации.

2. Совместимость с программами линейки «1С» избавляет от ввода первичных документов дважды в бухгалтерском и управленческом учёте. Для этого существуют стандартные механизмы транспортировки данных.

3. Возможность ведения в одной программе сразу нескольких юридических лиц. Это особенно актуально для тех компаний, которые ведут свою деятельность, используя несколько юридических лиц, но на самом деле будучи по сути одной компанией.

4. Возможность получать необходимые отчёты в разрезе видов бизнеса, формировать динамические отчёты, представленные в наглядной графической форме.

5. Невысокая цена и как следствие удачное соотношение цена/качество.

Таким образом, постановка и ведение управленческого учёта для небольших организаций перестали быть малодоступными или нерешаемыми проблемами. Это позволяет не просто избежать потерь, но и увидеть картину в целом, а также строить прогнозы на будущее, используя «исторические» данные. Информация, полученная от ведения управленческого учёта, позволяет выжить в условиях усиливающейся конкуренции, поскольку обладать информацией — это значит суметь раньше других принять важные решения.