Акцент — консалтинговая компания

В наше время — век бурного развития научно-технического прогресса — автоматизация многих процессов деятельности предприятия стала обычным явлением. Безусловно, она дает неоспоримое преимущество в скорости, стоимости, а также качестве получения многих данных. Автоматизация управленческого учета — это актуальная проблема, которая стоит перед многими организациями вне зависимости от их размера. Что заставляет же заставляет задуматься об этой проблеме? Ужесточение условий работы на рынке и, как следствие, усиление конкуренции, ощущают на себе не только крупные компании. Будучи консалтинговой организацией, мы занимаемся постановкой и ведением бухгалтерского и управленческого учета в сторонних организациях, и можем поделиться неким опытом, полученным в ходе этой работы. В данной статье хотелось бы остановиться на специфических проблемах, с которыми сталкиваются небольшие организации.

Нередко случается, что, еще вчерашние руководители подразделений, сегодня почувствовав прелесть в работе «на себя» начинают свой собственный бизнес. Понимание, как сделать его успешным, приходит не сразу, вот и начинается изобретение своего уникального велосипеда. Казалось бы все просто, зарегистрировать юридическое лицо помогают многочисленные юридические конторы, а вот, что делать дальше… Опустим такие важные вопросы, как «что продавать», «где продавать», «кому и как продавать» для других уважаемых изданий и статей и поговорим о том, как этому помочь, как сформировать некий фундамент для принятия важных решений. Даже самая маленькая организация вскоре встает перед задачей «постановки» учета. Как известно, существует два вида учета в организации: бухгалтерский и управленческий. Бухгалтерский учет служит для отражения финансово-хозяйственных операций и нацелен на «внешних» пользователей информации. Это налоговые инспекции, пенсионные фонды, фонды социального страхования, инвесторы, акционеры. Задача бухгалтерского учета состоит в том, чтобы правильно сформировать налогооблагаемую базу для начисления налогов. Безусловно, для управления такой учет не актуален. Кроме того, многие бизнесмены имеют диверсифицированный портфель и, как следствие, открывают n-количество организаций, зачастую никак юридически не связанных. Как увидеть результат работы организации в целом и по направлениям, в том или ином разрезе? К сожалению, бухгалтерский учет на эти вопросы не дает ответа.

Чтобы получить необходимую для руководителя информацию, необходимо построить систему учета, которая называется управленческий учет. Он предназначен не только для оперативного управления, но и для построения перспективы в будущее.

С какими же проблемами сталкиваются организации на пути построения этого учета? Необходимо понимать, что проблемы эти сильно зависят от размера и стадии развития организации. Остановимся на проблемах, которые встречают на своем пути небольшие организации.

Нужно делать? Допустим, что руководитель понимает, что учет налаживать надо. Знаний для того, чтобы понять, как же его построить подчас не хватает. Причина тому, как правило, невысокий уровень менеджмента, или, по-просту говоря, для небольшой организации — руководителя.
Кто будет делать? Это еще одна проблема, поскольку в небольших организациях часто нет возможности держать даже штатного главного бухгалтера, не говоря о еще одном специалисте управленческого учета. Если в первом случае все единодушно понимают, что главный бухгалтер в том или ином виде нужен, то прибегают к разным формам работы: либо берут совместителя, то есть «приходящего» бухгалтера, либо прибегают к услугам аутсорсинга — бухгалтерским компаниям. Гораздо хуже дело обстоит с тем, кто же будет заниматься учетом управленческим. Чаще всего этим занимается сам руководитель и делает это в силу своего понимания проблемы. Иногда эту ношу он взваливает на главного бухгалтера, но, к сожалению, последний не всегда понимает, что от него нужно, поскольку он привык к тому, что «правила игры» в бухгалтерском учете задает государство, здесь же полная свобода, которая не всегда хороша. Работа в таких случаях строится по «остаточному» принципу: сначала самое главное — бухгалтерский учет, а потом остальное — управленческий.

Как делать? Здесь открыты все возможности для творчества. Каждый «постановщик» делает так, как он может себе представить. Зависит, в первую очередь, от уровня собственной подготовки, усердия и способности освоить те или иные инструменты. Одни делают такой учет в тетрадке. С одной стороны понятно для себя, всегда под рукой, но трудоемко. Таким способом можно «переварить» небольшие объемы информации. При ее нарастании, неминуемы ошибки и невозможность ни в чем разобраться. Другой вариант, использовать научно-технический прогресс, в частности изобретение человечества компьютер. Первое, что приходит в голову многим — это программа MS EXCEL. Это распространенный инструмент. Пределом для творчества практически нет, поэтому каждый его использует его в том объеме, который сам может «переварить». Начиная от аналога простой тетрадки, когда даже пользователь не знает, что в этой программе есть функции умножения и сложения и по старинке считает на калькуляторе и записывает в таблицу, заканчивая тем, что в программу каким-то образом «переносят» данные их бухгалтерской программы и после этого как-то «обрабатывают» их в электронной таблице MS EXCEL. Качество учета, увы, оставляет делать лучшего. Совсем немногие знают и понимают, что учет можно организовать в специализированной программе. Во-первых, это зависит от понимания проблемы вообще, а, во-вторых, от способности разобраться на рынке программных продуктов.
В силу «закрытости» информации руководители не знают, к кому же обратиться за помощью. На сегодняшний день, это является большим ограничением. Далеко не каждый руководитель приходит к осознанию того, что закрытие информации от посторонних лиц сильно сдерживает развитие компании. В последнее время, наметилась тенденция к поиску решений проблемы. Организации, которые приходят к нам на аутсорсинг бухгалтерских услуг, нередко обращаются с проблемами управленческого учета. Это происходит, конечно, после того, когда между нами устанавливаются дружественные доверительные отношения. Безусловно, в противном случае, это невозможно. Руководители понимают, что невозможно самостоятельно построить учет, кого-то необходимо привлекать, а, как известно, от «добра не ищут», вот и доверяют нам самое сокровенное. В конечном итоге это оказывается выгодно. Объясню почему.

Обращаясь к профессионалу, компания приобретает знания, которые кто-то уже получил. Нет необходимости в обучении собственных сотрудников или себя самого для того, чтобы, как минимум, понять, что же я хочу.
Нет зависимости от сотрудника, что нередко приводит к «шантажу» руководителя. Я, мол, много знаю, куда ты денешься, дашь все, что я хочу. Специализированная компания в этом смысле выглядит лучше, поскольку проблемы со своими сотрудниками решает самостоятельно, да и заработную плату платит им сама, а не «заказчики» непосредственно.
Дешевле. Это можно сказать не только об «аутсорсинге» учета. За счет совместного использования на разных проектах одних и тех же сотрудников, техники, офисных помещений, обслуживающего персонала, достигается экономия, которая позволяет предложить конкурентную цену. Если к этому добавить то, что в штате предприятия-заказчика будет отсутствовать дополнительный сотрудник, то, как следствие, не возникнет обязательство по уплате налогов на заработную плату.

В заключении, хотелось бы сказать, какие инструменты мы используем для ведения управленческого учеты небольших организаций. Поскольку очень многие организации, в том числе и мы, используют для ведения бухгалтерского учета программу «1С», то при выборе программы для ведения управленческого учета нельзя было игнорировать этот факт. Мы отыскали очень удобный инструмент среди линейки программ «1С» — это программа «1С Управляющий». На мой взгляд, программа обладает теми важными качествами, которые повлияли на выбор ее, как инструмента управленческого учета для небольших организаций.

Простота. Удобный интерфейс. Нет «перегруза», необходимости ввода излишней информации.
Совместимость с программами линейки «1С», это избавляет от ввода первичных документов дважды в бухгалтерском и управленческом учете. Для этого существуют стандартные механизмы «транспортировки» данных.
Возможность ведения в одной программе сразу нескольких юридических лиц. Это актуально для тех компаний, которые ведут свою деятельность, используя несколько юридических лиц, на самом же деле являясь по сути одной компанией.
Возможность получения необходимых отчетов в разрезе видов бизнеса, формирование динамических отчетов представленных в наглядной графической форме.
Невысокая цена и, как следствие, удачное соотношение цена\качество.

Таким образом, постановка и ведение управленческого учета для небольших организаций перестали быть неразрешимой проблемой. Это позволяет не просто избежать потерь, увидеть картину в целом, но и строить прогнозы на будущее, используя «исторические» данные. Информация, полученная от ведения управленческого учета, позволяет выжить в условиях усиливающейся конкуренции, поскольку обладать информацией — это значит суметь раньше других принять важные решения.